Comment traiter le courrier efficacement


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Voici notre méthode pour vous débarrasser vite et bien de la corvée du traitement du courrier. Vous trouverez également des informations intéressantes sur le traitement des papiers en général dans notre dossier N°2 sur l'organisation au bureau.

Matériel nécessaire:




- ciseaux

- Post-it ®

- feutre ou stylo

- surligneur

- trombones

- chéquier

- votre agenda

- enveloppes et enveloppes prétimbrées

- timbres

- poubelle (le plus important !)

Une fournée traditionnelle de courrier se compose de :

1- publicité inintéressante (se remarque au premier coup d'oeil, non ?)

2- publicité qui tombe dans l'un de nos projets immédiats

3- publicité qui pourrait intéresser l'un des membres de la famille, un jour, peut-être

4- facture (il y aura donc, à un moment ou un autre, paiement)

5- courrier d'information à conserver

6- courrier nécessitant une action de notre part (une recherche, une vérification, une demande d'avis au conjoint ...)

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Muni du matériel ci-dessus, vous attaquerez votre courrier ainsi :





1- Publicité inintéressante

Jeter impitoyablement et immédiatement.
Le soulagement que vous en éprouverez vous donnera du courage pour la suite...

2- Publicité à intérêt immédiat

Elle entre donc dans l'un de vos projets. Entreposer dans une chemise sur laquelle vous noterez le nom de votre projet.
Nous parlons ici d'un projet que vous allez réaliser dans le mois.

C'est également dans cette chemise que vous pourriez stocker les articles (pas les magazines entiers !), les catalogues, voire les devis correspondant à votre projet.

Pensez à inscrire la date du jour sur les publicités et à passer au surligneur les dates limite des offres commerciales.
En effet, toute offre dépassée n'est plus valable et doit être:
- soit remise à jour
- soit jetée.

Cas particulier des bons d'achat :

Ne découpez que ceux qui correspondent vraiment à ce que vous achetez d'habitude et mettez-les tout de suite dans votre porte-monnaie près de vos moyens de paiement, pour les voir en arrivant à la caisse.
Rappelez-vous que personne ne vous oblige (même si on vous y incite gentiment et financièrement) à acheter le nième dessert chocolaté d'une grande marque bien connue.

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3- Publicité à intérêt potentiel

Pour chaque personne de votre foyer, constituer un tas, avec un Post-it ® dessus comportant le nom du destinataire et la date d'aujourd'hui. A charge pour chacun d'en prendre connaissance. Si les tas commencent à dater sérieusement, une discussion à leur sujet s'impose.

4- Les F-a-c-t-u-r-e-s.

Il faut les payer ET elles ont une date limite. Tout ce qu'on aime.
Si vous avez tout mensualisé ou presque, la plupart de vos factures tombent alors dans la catégorie 6; nous y reviendrons.

  • Découpez le bon à retourner s'il y en a un

  • Rédigez le chèque ou remplissez le TIP tout de suite. Eh oui c'est bien ça le truc : tout de suite. Même si le paiement est pour dans un mois.

  • Rédigez et timbrez l'enveloppe.

  • Trombonez ensemble le paiement, le bon à retourner et l'enveloppe.

  • Collez un Post-it ® sur lequel vous notez la date à laquelle vous voulez envoyer ce courrier. Pas la date limite de paiement, ce serait trop tard.

  • Pour plus de sécurité, si c'est un courrier important et que vous êtes un peu étourdi, vous pouvez noter sur votre agenda la date à laquelle vous devez l'envoyer.

5- Les courriers à conserver (nouvelle attestation de carte Vitale, changement de coordonnés de votre assureur ....).

La seule chose à faire est de classer ces courriers dans leur chemise ou dossier existants, en veillant à supprimer dans le même temps ce qui devient, du coup, obsolète (ancienne carte Vitale, dernière attestation de mutuelle).
Sinon vos dossiers vont gonfler et déborder...

Vérifier également si cela entraîne une mise à jour de votre carnet d'adresse et répertoire. Notez de suite la nouvelle adresse et jetez le papier.

De même, si quelqu'un de votre famille doit être tenu au courant, laissez le courrier en évidence le temps de lui en parler. (Pas plus longtemps, n'est-ce-pas ?)

Nous avons constaté que ce tas N° 5 , composé des “à classer”, est celui qui donne lieu aux plus grosses piles de papiers sur les bureaux. Mais ça n'est pas grave. Faites donc des piles, si c'est votre style. Sachez juste composer des piles homogènes. Le truc : dans une pile “à classer”, il ne doit y avoir que des documents à classer. Et non des papiers pour lesquels vous n'avez pris aucune décision.

Un classement efficace nécessite non seulement des contenants adaptés (comprendre : assez spacieux) ET l'acquisition d'un rythme.

Choisissez votre rythme de classement : hebdomadaire ? Mensuel ? A vous de voir. Pas trop long, en tout cas : il faudrait alors fouiller trop longtemps pour retrouver l'information et vous risqueriez de passer des heures à retrouver ce que vous cherchez ...

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6- Courrier qui demande vérification et/ou action

Le cauchemar du procrastineur (vous savez, celui qui repousse tout à plus tard). Un peu d'aide ?

  • Commencez par prendre Post-it ® et stylo.

  • Lisez attentivement le courrier en question.
    Neuf fois sur dix vous savez quoi faire ; prendre votre décision dix jours ou trois semaines plus tard n'y changeront rien, n'est-ce pas ?

  • Inscrivez sur votre Post-it ® l'action à faire et sa date-limite.
    Exemple: “répondre pour le JJ/MM/AA “(trichez un peu avec vous-même, comptez trois jours de moins) ou “à garder jusqu'au JJ/MM/AA”.

  • Fixez le Post-it ® sur le courrier

  • Agissez conformément à ce que vous avez vous-même prévu de faire.

Vous approprier ainsi l'initiative de l'action vous aidera à vous sentir moins coincé par toutes ces obligations.

Quelques précautions pour que ça marche


En lisant ce dossier, vous vous êtes évidemment rendu compte que vous devrez veillez à:

1- avoir à portée de main le matériel nécessaire (voir notre dossier sur l'organisation au bureau, à ce propos)

2- traiter le courrier en étant concentré sur cette tâche, et non en faisant autre chose en même temps.

Traiter le courrier en regardant la télévision ou en répondant au téléphone vous fait courir le risque de traiter “temporairement” chaque lettre et donc de recréer des piles.

3- installer de nouvelles habitudes qui ne feront, après tout, que remplacer les précédentes. Comme s'installer confortablement pour ouvrir et traiter le courrier dans la foulée.

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